Um contrato de aluguel, uma prestação de serviço com sócio ou um acordo com testemunha reúne várias pessoas que nunca estão no mesmo lugar ao mesmo tempo. No papel, isso vira rodada de impressão, deslocamento e "falta só o fiador assinar". Pelo celular, dá para cada um assinar quando puder, e você acompanha tudo numa tela. Este texto mostra como organizar o envio. É informativo e não substitui a orientação de um advogado.
Onde costuma travar
- Uma pessoa atrasa e todas esperam. Sem ninguém cobrando, o documento fica parado no último que falta.
- Ninguém sabe quem já assinou. Você pergunta um por um, por mensagem, e perde o histórico.
- Versão errada. Alguém assina uma cópia antiga porque o arquivo circulou por e-mail e WhatsApp.
- Dúvida sobre quem é quem. No PDF final fica difícil dizer qual assinatura é do contratante, do fiador ou da testemunha.
Defina o papel de cada pessoa
No LYMOS Sign, cada signatário tem um papel escolhido na hora do envio: signatário, cliente, advogado, outorgante, outorgado, contratante, contratado, testemunha, fiador ou aprovador. O papel acompanha a pessoa no registro, e o PDF final traz uma folha de assinaturas com os dados de cada uma. Isso ajuda a mostrar, depois, quem assinou em qual condição.
- Use o nome completo, igual ao do contrato.
- Informe o e-mail ou o WhatsApp de cada um. O convite vai por um canal, e cada pessoa recebe o seu link pessoal.
- O CPF é opcional no envio. Se você deixar vazio, a pessoa o informa antes de assinar.
Em ordem ou todos ao mesmo tempo
Com mais de um signatário, você escolhe entre dois modos:
- Todos ao mesmo tempo. Todos recebem o convite de uma vez e assinam quando puderem. É o mais rápido, e serve quando a ordem não importa.
- Assinatura em ordem. Cada pessoa só recebe o convite depois que a anterior assinar. Serve quando, por exemplo, o cliente deve assinar antes da testemunha, ou quando o fiador só entra depois de o contratante aceitar. Quem espera vê a mensagem "Ainda não é a sua vez".
Prefira o modo simultâneo e só ative a ordem quando houver motivo. Cada etapa em fila soma dias ao prazo total.
Passo a passo no LYMOS Sign
- Suba o contrato final. Confira nomes, CPF e valores antes, porque mudar depois exige um novo envio. O PDF pode ter até 25 MB e não pode ter senha.
- Adicione todas as pessoas. Cabem até 20 signatários por envelope. Escolha o papel e o canal de cada uma.
- Escolha o nível de verificação. O perfil Recomendado pede foto do documento e validação facial. Para pessoas de confiança em documento simples, o perfil Simples basta. Para casos de maior risco, use o Reforçado.
- Marque onde cada um assina, se quiser. Sem marcação, as assinaturas vão para a folha de assinaturas no final do PDF.
- Defina o prazo e envie. O convite vale 30 dias por padrão, e você pode escolher 7, 15, 60 ou 90.
Acompanhar e destravar
- Na tela do envelope você vê, por pessoa, quem já assinou e quem falta.
- Se alguém não recebeu, use Reenviar convite. Ao reenviar, o link anterior deixa de funcionar.
- Se o e-mail ou o WhatsApp falhar, o Sign avisa e deixa você copiar o link para mandar por outro caminho.
- Se alguém recusar, o motivo aparece para você.
- Se foi um engano de envio e ninguém assinou ainda, cancele: os links param e o crédito volta.
- Quando todos assinam, o documento recebe o selo digital e quem tem e-mail cadastrado recebe a via assinada.
Lembre que alguns atos pedem outra forma de assinatura, como escritura em cartório, ou exigem que quem recebe aceite esse tipo de assinatura. Antes de colher, confirme com quem vai receber o documento. Veja mais em assinatura pelo WhatsApp tem validade jurídica?