O estoque é o que sustenta a venda, e por isso a troca assusta. O jeito seguro é separar o trabalho em dois: primeiro arrumar os dados, depois trocar o dia a dia.
Antes de começar: três decisões
- Data de corte. O dia, de preferência num horário de pouco movimento, em que o sistema passa a ser a verdade. Depois dele, ninguém mexe mais na planilha.
- Quem responde pelo estoque. Uma pessoa confere os números no começo. Dois donos viram duas versões.
- O que entra agora. Produtos, clientes e caixa primeiro. Financeiro e nota fiscal entram depois.
Passo a passo
- Guarde uma cópia. Salve a planilha com a data no nome. O original vira arquivo de consulta.
- Limpe antes de exportar. Una produtos repetidos, padronize nomes e unidades e troque preços escritos como texto por números. É aqui que nasce a maior parte do erro de fórmula: veja o que causa o #VALOR! e outros erros.
- Monte as colunas do sistema. Nome, código de barras, preço de venda, custo, estoque, estoque mínimo, categoria e fornecedor. O LYMOS ERP tem um modelo de planilha pronto que mostra as colunas aceitas.
- Exporte em CSV. A importação aceita CSV, não o arquivo do Excel. No Excel, use Salvar como e escolha CSV.
- Conte a prateleira no dia do corte. A contagem vira o estoque inicial. A diferença para a planilha é o erro que ela escondia. O sistema gera uma folha de contagem em PDF.
- Importe e confira a prévia. O sistema mostra uma prévia e aponta as linhas com erro antes de confirmar. Produto com código repetido é pulado, não atualizado, por isso a limpeza do passo 2.
- Rode em paralelo por uma semana. Venda no sistema e confira o saldo nos primeiros dias. Depois, deixe a planilha só para leitura.
Dica: o estoque inicial do cadastro aceita só números inteiros. Para produto vendido por peso, lance a quantidade fracionada depois, pelo ajuste de estoque. Veja o passo a passo da importação.
Armadilhas comuns
| O que aparece | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| Produto repetido | Mesmo código de barras em duas linhas | Una antes de exportar. A importação pula o repetido |
| Estoque diferente da prateleira | A planilha já estava defasada | Corrija pelo ajuste de estoque. O histórico registra quem ajustou |
| Preço virou zero ou texto | Valor com "R$" ou espaço na célula | Deixe só o número na célula |
| Saldo negativo depois de vender | O caixa não trava por estoque zerado | Dê entrada da compra ou ajuste o saldo |
| Produto com validade sem lote | Lote não nasce na importação por planilha | Use a importação do XML da nota ou o ajuste |