Quase todo comércio começa na planilha, e ela atende bem por um tempo. O problema aparece quando a planilha passa a fazer o papel de sistema: estoque, caixa e preço dependem de fórmulas que ninguém revisa.
Os erros do Excel e o que cada um quer dizer
| Erro | Significado | Causa comum no varejo |
|---|---|---|
| #VALOR! | A fórmula esperava um número e recebeu outra coisa | Preço digitado como texto ("R$ 10,00 ") ou célula com espaço invisível |
| #REF! | A fórmula aponta para uma célula que não existe mais | Alguém apagou uma coluna, linha ou aba |
| #DIV/0! | Divisão por zero ou por célula vazia | Margem calculada sobre um preço que ainda não foi preenchido |
| #N/D | O valor procurado não foi encontrado | PROCV que não acha o código por causa de um espaço ou de tipo diferente |
| #NOME? | O Excel não reconhece o nome da função | Erro de digitação ou função de outra versão do programa |
| #NÚM! | Número inválido no cálculo | Resultado grande ou pequeno demais, ou argumento impossível |
| ##### | O resultado não cabe na célula | Coluna estreita ou data e hora negativas |
Os erros que não avisam
Estes são mais caros, porque ninguém percebe até o prejuízo aparecer:
- Número virou texto. A soma ignora o valor e o total fica menor, sem aviso.
- Fórmula arrastada até a linha errada. O total soma menos linhas do que deveria.
- Versões demais. "Pedidos_FINAL_v3 (2)": ninguém sabe qual é a certa.
- Duas pessoas editando. Uma sobrescreve o que a outra acabou de lançar.
- Estoque que não baixa. A venda acontece no caixa e a planilha só é atualizada se alguém lembrar.
- Sem histórico e sem permissão. Não dá para saber quem mudou o preço, nem impedir que mude.
Os limites da planilha
- Tamanho. Uma planilha do Excel vai até 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. A do Google Planilhas vai até 10 milhões de células. Bem antes disso, o arquivo costuma ficar lento.
- Concorrência. Foi feita para uma pessoa por vez, e não para um caixa, um estoque e um financeiro mexendo nos mesmos dados.
- Regras. Ela não impede dado errado. Qualquer um digita qualquer coisa em qualquer célula.
- Nota fiscal. Fica de fora do processo: emite-se em outro sistema e digita-se de volta.
Quando basta corrigir a fórmula: um erro isolado, em uma planilha com um único dono e sem nota fiscal nem caixa envolvidos. Quando o erro se repete, ou a planilha tem vários usuários, o problema é estrutural.
Na planilha e no sistema
| Situação | Na planilha | No LYMOS ERP |
|---|---|---|
| Estoque depois da venda | Alguém lembra de atualizar | A venda no caixa baixa o estoque |
| Quem mudou o estoque | Não se sabe | O ajuste guarda quem fez |
| Acesso por pessoa | Todo mundo edita tudo | Permissões por tela e por ação |
| Fechamento do caixa | Soma e conferência à mão | Caixa por operador, com mapa de fechamento em PDF |
| Nota fiscal | Emitida em outro lugar | NFC-e e NF-e emitidas no sistema |
| Versões do arquivo | Várias | Um dado só |
O sistema também tem limites, e a página do ERP os descreve em "Bom saber" (por exemplo, o caixa exige internet). Para migrar sem parar a loja, veja como migrar o estoque da planilha.